Proceso contable minive

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD Minive Lozano

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD EL PROCESO CONTABLE TEMA 6

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD TEMA 6 6. El Proceso Contable 6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE 6.1.1 Las operaciones económicas 6.2 FASES DEL PROCESO CONTABLE 6.2.1 Identificación de las operaciones 6.2.2 Recolección o captura de información 6.2.3 Clasificación y registro 6.2.4 Resúmenes intermedios 6.2.5 Estados financieros 6.3 Resumen del proceso contable

6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una organización.

6.1.1 LAS OPERACIONES ECONÓMICAS S on los hechos carácter interno o externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situación financiera y/o los resultados financieros de una organización.

6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES 2. RECOLECCIÓN O CAPTURA DE INFORMACIÓN 3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO 5. ESTADOS FINANCIEROS 4. RESUMENES INTERMEDIOS

6.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones económicas que ocurran en una organización TIPOS DE OPERACIONES RUTINARIAS NO RUTINARIAS Operaciones basicas Operaciones de Apoyo

Aq uellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de la organización OPERACIONES RUTINARIAS D eben ser planificadas Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporación de la información que ellas originan a la contabilidad. Planeación de Operaciones 6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS

6.2.1.1. Operaciones Rutinarias OPERACIONES BÁSICAS P ara la obtención de los bienes o servicios que constituyen el objeto social de la organización . G eneralmente tienen usuarios o clientes externos OPERACIONES DE APOYO Su propósito es servir de soporte para la prestación de las operaciones básicas P ueden tener usuarios o clientes internos y externos

6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles procedimientos específicos. A QUELLAS CUYA OCURRENCIA NO ES FRECUENTE NI UNIFORME D años o pérdidas por casos fortuitos, P érdidas por fallos judiciales, A dquisiciones o remodelaciones de instalaciones, P rocesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos ,etc..

6.2.1.3. Aspectos a Definir de las Operaciones QUE QUIEN COMO CUANDO INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervienen, Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuantìas, Fecha y hora de la operaciòn) MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos) PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O MAXIMO MENSUAL. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O TRANSMITIR LA INFORMACIÒN. DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y DE CONTABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE CAPTURA O RECOLECTA INFORMACIÓN A TRAVES DE LOS MEDIOS QUE PARA C/U DE LAS OPERACIONES SE DEFINA RESPONSABLE DEBE ASEGURARSE QUE TODA LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE: INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información INFORMACIÓN LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA OPERACIÓN) TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)

6.2.3. Clasificación y R egistro de la I nformación ASIENTO DE CONTABILIDAD La información se clasifica y registra en asientos de contabilidad E squema basado en el principio de la partida doble, que permite registrar hechos económicos de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogéneos.

6.2.3. CLASIFICACIÓN Y R EGISTRO DE LA I NFORMACIÓN LA PARTIDA DOBLE Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones. CAUSA EFECTO

6.2.3. Clasificación y R egistro de la I nformación DEBE HABER El DEBE o cargo se coloca a la izquierda E l HABER se coloca a la derecha. Cuenta T Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.

6.2.3. Clasificación y R egistro de la I nformación Cuentas Contables Activos Pasivos Patrimonio Ingresos Costos Gastos CUENTAS REALES O DEL BALANCE CUENTAS DE RESULTADO, DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS O NOMINALES Se registran operaciones que afecten la situación financiera de la organización Se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organización.

Las cuentas cumplen funciones similares a las de las cajillas de un ordenador, es decir, permiten agrupar en expresiones cortas operaciones económicas homogéneas, lo que finalmente conduce a que sea posible resumir en estados financieros todos las operaciones económicas de una organización. 6.2.3. Clasificación y R egistro de la I nformación

ACTIVOS PASIVOS OBL. FINANCI. CTAS X PAGAR CAJA BANCOS CTAS X COBRAR INVENTARIOS P.P.E TOTAL ACTIVOS IMP. X PAGAR OBLIG. LABORA TOTAL PASIVOS PATRIMONIO SUPERAVIT RESERVAS UTILIDAD CAPITAL TOTAL PATRIMONIO 6.2.3. Clasificación y R egistro de la I nformación TOTAL INGRES. INGRESOS COSTOS Y GASTOS VENTAS INGRESOS FINANCIE. TOTAL GASTOS SUELDOS SERV. PUBLICOS GASTOS FINANCIE. OTROS INGRESOS TOTAL INGRESOS

6.2.3. Clasificación y R egistro de la I nformación Reglas básicas para afectar las cuentas contables cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio . Cuando surgen o aumentan COSTOS Y GASTOS Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio INGRESOS Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o desaparecen PATRIMONIO Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o desaparecen PASIVOS Cuando disminuyen o desaparecen Cuando surgen o aumentan ACTIVOS CRÈDITO DEBITO CUENTA

6.2.3. Clasificación y R egistro de la I nformación Las obligaciones, pagos y saldos pendientes con acreedores CUENTAS POR PAGAR Movimientos y existencias de mercancìas INVENTARIOS Movimientos y disponibilidades en cuentas corrientes en entidades banacarias. BANCOS Movimientos de existencias de dinero en efectivo. CAJA REGISTRO CUENTA

6.2.3.1. El Asiento Contable De la combinación de las convenciones debe y haber con las cuentas surge el asiento contable. ASIENTO CONTABLE E s la unidad mínima de registro de las operaciones o transacciones de una organización. En él se puede registrar una operación o un conjunto de operaciones homogéneas (de la misma operación) ocurridas en un período máximo de un mes .

6.2.3.1. El Asiento Contable - Clase o tipo de transacción, con indicación de código de transacción si lo tuviere - Fecha y hora de la transacción, esta última si la tuviere - Documento que soporta la transacción, si existe, o los códigos y claves que sustentan la transacción en caso de transacciones electrónicas. - Nombre y código de las cuentas que intervienen - Valores débito y crédito que afectan las cuentas que intervienen EL ASIENTO CONTABLE DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:

6.2.3.1. El Asiento Contable Ejemplo: El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de Bogotá No 154698. 2.500.000 2.500.000 Equipo de computo Bancos Para registrar la compra de un computador IBM, según C.E. 1355 1524 1110 Septiembre 24 2:30 p.m. CRÉDITO DÉBITO CUENTA CÓDIGO FECHA Y HORA

6.2.3 Resúmenes Intermedios A partir de los asientos contables se realiza un proceso gradual de resumen de la información OBJETIVOS D ejar una memoria histórica de las operaciones que efectúa una organización P roducir los estados financieros que permiten informar a usuarios internos y externos acerca de los recursos, sus usos, su relaciones de propiedad, el resultado de las operaciones y los cambios en los recursos. Los asientos contables se registran en dos clases de libros: libros auxiliares y libros principales.

6.2.3 Resúmenes Intermedios LIBROS AUXILIARES. Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de balance como de resultado. Permiten registrar para cada cuenta cada uno de los movimientos débito y crédito que la han afectado durante un período, e igualmente las variaciones que con motivo de estos movimientos presenta el saldo. Permiten el resumen de las operaciones a partir de los asientos contables. LIBROS PRINCIPALES. Libro Diario Columnario El Libro Mayor y Balances.

6.2.3 Resúmenes Intermedios Libro Diario Columnario. Se registran las partidas débito y crédito que afectaron una cuenta durante un período, es un libro de movimientos. El resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro Mayor y Balances.

6.2.3 Resúmenes Intermedios Libro Mayor y Balances Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un período con el movimiento de ese mismo período para obtener del final del período. El movimiento se obtiene de la información que se traslada del libro Diario Columnario. El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados .

Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el siguiente: 6.2.3 Resúmenes Intermedios A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se las hace un registro crédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Costos y Gastos DEBE HABER XXX XXX XXX

La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay pérdida. A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. 6.2.3 Resúmenes Intermedios Ingresos DEBE HABER YYY YYY YYY Perdidas y Ganancias DEBE HABER XXX YYY Utilidad Pérdida

6.2.3 Resúmenes Intermedios 500.000 500.000 Ingresos operacionales Ganacias y pérdidas 4135 590505 Diciembre 30 CRÉDITO DÉBITO CUENTA CÓDIGO FECHA Y HORA 300.000 300.000 Ganacias y pérdidas Costo de mercancías 590505 6135 Diciembre 30 CRÉDITO DÉBITO CUENTA CÓDIGO FECHA Y HORA Ingresos por ventas $500.000 Costo de mercancía $300.000 Gastos de administración $100.000 Utilidad del ejercicio $100.000

6.2.3 Resúmenes Intermedios 100.000 100.000 Ganancias y pérdidas Ganancia del ejercicio 590505 360501 Diciembre 30 CRÉDITO DÉBITO CUENTA CÓDIGO FECHA Y HORA 100.000 100.000 Ganacias y pérdidas Gastos de administración 590505 51 Diciembre 30 CRÉDITO DÉBITO CUENTA CÓDIGO FECHA Y HORA

OPERACIONES REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS OPERACIONES RUTINARIAS OPERACIONES NO RUTINARIAS ASIENTOS CONTABLES ASIENTOS CONTABLES REG. POR GRUPOS DE OPERACIONES HOMOGENEAS REGISTRO INDIVIDUAL DE OPERACIONES LIBROS AUXILIARES CONTABLES LIBRO DIARIO COLUMNARIO LIBROS AUXILIARES CONTABLES LIBRO MAYOR Y BALANCES BALANCE GENERAL ESTADO DE RESULTADOS OTROS INFORMES AREAS Y/O CONTABILIDAD CONTABILIDAD 6.3. RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE

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